ApexSmartAI — New Client Onboarding

Fill this out so we can build and fine-tune your custom 24/7 bilingual receptionist. Takes about 10–15 minutes. Complete este formulario para construir y ajustar su recepcionista bilingüe 24/7 personalizada. Toma unos 10–15 minutos.

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1. Business name *Nombre del negocio

2. What type of business do you operate? *¿Qué tipo de negocio opera?

3. Business website (optional)Sitio web del negocio (opcional)

4. What would you like to name your AI receptionist? *¿Cómo le gustaría llamar a su recepcionista de IA?

Examples: Sarah, Mia, Jessica, Sofia — or any name you prefer.Ejemplos: Sarah, Mia, Jessica, Sofia — o cualquier nombre que prefiera.

5. Preferred phone greeting — how the AI should answer *Saludo telefónico preferido — cómo debe contestar la IA

e.g. "Thank you for calling [Business]. This is [Agent Name]. This call may be recorded for quality purposes. How can I help you today?"ej. «Gracias por llamar a [Negocio]. Le habla [Nombre]. Esta llamada puede ser grabada por motivos de calidad. ¿En qué puedo ayudarle hoy?»

Note: a call-recording disclosure is included in every greeting, in both languages. If you leave it out below, we will add it — several U.S. states require it.Nota: el aviso de grabación se incluye en todo saludo, en ambos idiomas. Si usted no lo escribe, nosotros lo agregamos — varios estados de EE.UU. lo exigen.

6. Services you offer *Servicios que ofrece Repair / Reparación Maintenance / Mantenimiento Installation / Instalación Residential / Residencial Commercial / Comercial

7. Service area — ZIP codes, cities, counties, or other coverage areas *Área de servicio — códigos postales, ciudades, condados u otras zonas

List the areas where you want the AI to treat callers as in-service-area.Indique las zonas donde la IA debe considerar al cliente dentro del área de servicio.

8. Business hours *Horario del negocio

8b. Time zone *Zona horaria

Which time zone are your business hours in? e.g. Eastern (ET), Central (CT), Mountain (MT), Pacific (PT), Arizona.¿En qué zona horaria es su horario? ej. Este (ET), Central (CT), Montaña (MT), Pacífico (PT), Arizona.

9. When should the AI answer? *¿Cuándo debe contestar la IA? 24/7 — all calls / todas las llamadas After-hours only / Solo fuera de horario Overflow — only when your team is busy or does not answer / Solo cuando su equipo está ocupado o no contesta Custom schedule / Horario personalizado

10. Your current business phone number — the number the AI will answer *Su número de teléfono comercial actual — el número que contestará la IA

Include country code, e.g. +1 305 555 1234Incluya el código de país, ej. +1 305 555 1234

11. How should calls reach the AI? *¿Cómo deben llegar las llamadas a la IA? Forward my existing number to the AI / Reenviar mi número actual a la IA Set up a new dedicated number / Configurar un número nuevo dedicado Not sure — please help me choose / No estoy seguro — ayúdenme a elegir

12. Notification email — where we email every call's details *Correo para notificaciones — a dónde enviamos los detalles de cada llamada

13. Notification mobile number — where we text (SMS) every call's details *Número de móvil para SMS — a dónde enviamos los detalles por texto

Include country code, e.g. +1 305 555 1234Incluya el código de país, ej. +1 305 555 1234

14. Emergency / urgent-call rules *Reglas para llamadas urgentes o de emergencia

What should count as urgent, and what should the AI do?¿Qué debe considerarse urgente y qué debe hacer la IA?

Important: do not include instructions that replace 911 or emergency services.Importante: no incluya instrucciones que reemplacen al 911 ni a los servicios de emergencia.

15. Common customer questions and approved answers *Preguntas frecuentes de clientes y respuestas aprobadas

Examples: services, brands, warranties, financing, service area, hours, estimates, policies.Ejemplos: servicios, marcas, garantías, financiamiento, área de servicio, horarios, estimados, políticas.

16. Pricing rules — what may the AI say about prices? *Reglas de precios — ¿qué puede decir la IA sobre los precios?

Tell us whether the AI may quote approved prices, give ranges, say "pricing requires team review," or avoid pricing entirely.Indíquenos si la IA puede dar precios aprobados, dar rangos, decir «el precio requiere revisión del equipo», o no hablar de precios en absoluto.

17. How quickly do you usually follow up with a caller? *¿Qué tan rápido suele dar seguimiento a una persona que llamó?

18. Current promotions or offers the AI may mention (optional)Promociones u ofertas actuales que la IA puede mencionar (opcional)

19. Anything the AI must NEVER do or say? *¿Hay algo que la IA NUNCA deba hacer o decir?

Examples: never diagnose, never promise same-day service, never quote unapproved prices, never transfer certain calls.Ejemplos: nunca diagnosticar, nunca prometer servicio el mismo día, nunca dar precios no aprobados, nunca transferir ciertas llamadas.

20. Primary business contact — owner name, phone, email *Contacto principal del negocio — nombre, teléfono, correo

21. Email address used at checkout *Correo electrónico usado al pagar

The email you used when you paid, so we can match this form to your payment. It may be different from the notification email above.El correo que usó al realizar el pago, para poder vincular este formulario con su pago. Puede ser distinto al correo de notificaciones de arriba.

Before you submit: sending this form starts your build. Until you submit it, you can cancel for a full refund of everything you paid. Once we begin building, the one-time $395 setup fee is no longer refundable — see our Terms. Antes de enviar: al enviar este formulario comienza la construcción de su recepcionista. Hasta que lo envíe, puede cancelar y recibir el reembolso completo de todo lo que pagó. Una vez que comenzamos a construir, la tarifa única de $395 ya no es reembolsable — vea nuestros Términos.

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Thank you! · ¡Gracias!

We've received your details and will build and test your agent, typically within 3–4 business days.

Hemos recibido su información y construiremos y probaremos su agente, normalmente en 3–4 días hábiles.

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